Un arrêt rendu par la Cour de cassation le 24 avril 2023 apporte une prise de position de la Cour sur le rôle des secrétaires du tribunal arbitral.  La principale question était de savoir si la secrétaire du tribunal arbitral avait outrepassé son mandat en assumant des tâches juridictionnelles, qui ne pouvaient par définition pas être déléguées par le tribunal arbitral.

La/le secrétaire du tribunal arbitral est le plus souvent une jeune avocate ou un jeune avocat travaillant dans le même cabinet d’avocats que le président du tribunal arbitral. Son rôle est d’assister le tribunal arbitral dans la gestion administrative du litige.

Dans les arbitrages qui se déroulent conformément au règlement de la CCI, les tâches de la/du secrétaire du tribunal arbitral peuvent par exemple inclure les éléments suivants :

• transmettre des documents et des communications au nom du tribunal arbitral;
• organiser le dossier du tribunal arbitral et localiser les documents;
• organiser les audiences et les réunions et servir de liaison avec les parties à cet égard;
• rédiger la correspondance aux parties et l’envoyer au nom du tribunal arbitral;
• préparer, pour révision par le tribunal arbitral, des projets d’ordonnances de procédure ainsi que les parties factuelles d’une sentence, telles que le résumé de la procédure, la chronologie des faits et le résumé des positions des parties, à condition que ces ordonnances de procédure et parties de la sentence soient ensuite revues par le tribunal arbitral lui-même;
• assister aux audiences, réunions et délibérations; prendre des notes ou des procès-verbaux ou vérifier la répartition du temps de parole;
• effectuer des recherches juridiques ou similaires; et
• relire et vérifier les citations, dates et références croisées dans les ordonnances de procédure et les sentences, de même que corriger les erreurs typographiques, grammaticales ou de calcul.

Dans l’affaire soumise à la Cour de cassation, une secrétaire administrative était prétendument intervenue dans la rédaction des questions à poser aux experts ainsi que dans la rédaction de sections décisionnelles de la sentence arbitrale.

Le recours en annulation introduit contre la sentence avait été rejeté par le tribunal de première instance francophone de Bruxelles statuant en dernier ressort.

Saisie d’un pourvoi contre ce jugement, la Cour de cassation a validé le raisonnement du tribunal de première instance.  Le tribunal de première instance avait en l’occurrence décidé que l’interdiction pour le tribunal arbitral de déléguer ses fonctions juridictionnelles ne faisait pas obstacle à ce que le secrétaire administratif prépare des notes et mémorandums qui, soit feront partie de la sentence après que le tribunal arbitral les aura, sur la base de son examen personnel du dossier, revus, corrigés et validés, soit serviront de base à l’établissement par ce tribunal, après ce même examen personnel, de la sentence.

Gautier Matray