Les mesures gouvernementales prises successivement depuis le 18 mars 2020, et notamment les règles strictes d’interdiction de rassemblement et de distanciation sociale, concernent aussi les organes sociaux des sociétés (telles que les SA, SRL ou SC), associations et fondations amenés à se réunir, à délibérer et à prendre des décisions. Au printemps, bon nombre de ces entités juridiques sont censées tenir leur assemblée générale ordinaire.

L’arrêté royal n°4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 du 9 avril 2020, publié au Moniteur belge du 9 avril 2020 (ci-après « l’AR n°4 »), vient d’apporter des précisions et solutions à ce sujet.

La présente note concerne les assemblées générales des sociétés non cotées et des associations (ASBL et AISBL).

1. Durée des mesures

Les mesures sont d’application durant la période du 1er mars 2020 au 3 mai 2020 inclus, sauf pour le Roi à modifier cette dernière date. Toutefois, la réunion d’une assemblée générale convoquée avant cette date peut être tenue conformément aux dispositions de l’AR n°4, même si la réunion se tient après cette date.

2. Régime optionnel et options du régime

Les mesures contenues dans l’AR n°4 sont optionnelles ; autrement dit, les sociétés et associations peuvent suivre le régime qui leur est normalement applicable pour autant, bien entendu, que les mesures de distanciation sociale soient respectées.

Si l’organe d’administration d’une société ou association choisit un régime optionnel, il devient obligatoire pour tous les actionnaires et membres.

L’organe d’administration (selon le cas le conseil d’administration, l’administrateur unique, les gérants, le collège des gérants, …) a le choix entre trois possibilités :

• tenir l’assemblée générale selon le régime ordinaire, en veillant à respecter les mesures de distanciation sociale;
• imposer la tenue de l’assemblée générale, en adaptant les modalités de convocation, de délibération et de vote;
• reporter l’assemblée générale à une date ultérieure.

La convocation à une assemblée déjà publiée ou envoyée peut encore être modifiée. L’organe d’administration veille à ce que les modifications soient portées à la connaissance des actionnaires, membres, administrateurs et commissaires par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (site internet, courrier électronique, courrier ordinaire si aucune adresse électronique n’est connue).

3. Adaptation des modalités de tenue des assemblées générales

Beaucoup de sociétés et associations n’ont pas encore adapté leurs statuts au nouveau Code des sociétés et des associations, entré en vigueur le 1er mai 2019 (ci-après « le CSA »). Certaines envisageaient de le faire à l’occasion de l’assemblée générale ordinaire de 2020.

Même en l’absence de toute autorisation statutaire en ce sens, l’organe d’administration peut mettre à disposition un système de réunion à distance ou imposer aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

• en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance; et
• en donnant une procuration avant l’assemblée générale.

3.1. Vote par correspondance

Les SA doivent mettre à disposition de leurs actionnaires un formulaire ou publier celui-ci sur leur site internet. Ce formulaire doit contenir diverses mentions, dont l’ordre du jour de l’assemblée en ce compris les propositions de décisions.

Les autres sociétés, associations et fondations appliquent soit leurs dispositions statutaires en matière de vote par correspondance, soit à défaut les règles du CSA applicables à toutes les SA.

Les formulaires de vote doivent être envoyés à l’adresse indiquée par la société ou l’association par tout moyen y compris un courrier électronique accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire complété et signé. Il peut être imposé que ces documents soient communiqués au plus tard 4 jours avant l’assemblée générale.

3.2. Vote par procuration

Le vote par procuration peut être imposé même si les statuts l’excluent. L’organe d’administration peut aussi imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, dans le respect des règles en matière de conflit d’intérêts.

La procuration doit indiquer les instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour de sorte que le mandataire soit complètement et correctement instruit quant à la portée de son mandat.

Les procurations doivent être envoyées à l’adresse indiquée par la société ou l’association par tout moyen y compris un courrier électronique accompagné d’une copie scannée ou photographiée de la procuration complétée et signée. Il peut être imposé que ces documents soient communiqués au plus tard 4 jours avant l’assemblée générale.

3.3. Tenue de l’assemblée générale à distance

Même sans autorisation statutaire en ce sens, les sociétés et associations peuvent mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique pour tenir une réunion à distance.

L’AR n°4 renvoie à une disposition du CSA qui prévoit un certain nombre de garanties telles que :

• l’obligation d’être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité du participant;
• le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux participants de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l’assemblée et, en ce qui concerne les actionnaires, d’exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée générale est appelée à se prononcer;
• la convocation à l’assemblée générale contient dans ce cas une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance à l’assemblée générale. Le cas échéant, ces procédures sont rendues accessibles à tous sur le site internet de la société.

Ainsi, l’organe d’administration peut, malgré l’absence d’autorisation expresse des statuts, proposer aux actionnaires ou membres de participer à l’assemblée générale par téléconférence, vidéoconférence, visioconférence, …. Si les statuts ont déjà réglé les modalités précises d’une assemblée à distance, ces modalités doivent bien entendu être respectées.

3.4. Déroulement de l’assemblée générale

L’assemblée générale se déroule conformément à l’option choisie par l’organe d’administration. Une réunion physique des actionnaires et membres n’est dès lors le cas échéant plus requise.

Si l’organe d’administration opte pour une des alternatives précisées ci-avant, il peut interdire toute présence physique des personnes au lieu où se tient l’assemblée générale ; les membres du bureau de l’assemblée, les membres de l’organe d’administration, le commissaire et les mandataires peuvent tenir la réunion à distance en ce compris par conférence téléphonique, vidéo- ou visioconférence et remplir leur fonction relative à l’assemblée générale de cette manière.

L’organe d’administration peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées et que ces questions lui soient communiquées au plus tard 4 jours avant l’assemblée générale. L’organe d’administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote ou oralement lors de l’assemblée générale si elle a lieu à distance.

3.5. Qu’en est-il des assemblées générales qui doivent être constatées par acte authentique ?

Pour les assemblées générales devant notaire, il suffit que comparaissent physiquement devant le notaire en vue de la signature de l’acte, outre le notaire, un seul membre de l’organe d’administration dument habilité en cas de vote par correspondance obligatoire, ou le mandataire désigné par l’organe d’administration.

4. Report de l’assemblée générale

4.1. Principe

L’organe d’administration peut opter pour le report de l’assemblée générale ordinaire à une date ultérieure et ce même si l’assemblée générale a déjà été convoquée (mais pas encore été tenue). L’assemblée générale se tiendra donc de la manière prévue par les statuts.

Un report de maximum dix semaines est en toute hypothèse possible.

En principe, les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée générale dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social et doivent être déposés à la Banque Nationale de Belgique dans les 30 jours de leur approbation, mais au plus tard 7 mois après la date de clôture de l’exercice social. Dans la mesure où l’organe d’administration opte pour un report de l’assemblée générale, ces délais sont prolongés de dix semaines par l’AR n°4.

L’organe d’administration choisit finalement la date de report en veillant toutefois à ce que les délais prolongés de dix semaines pour le dépôt des comptes annuels soient respectés.

A noter que si l’approbation des comptes annuels a eu lieu, il faut les déposer à la Banque Nationale de Belgique dans les 30 jours de leur approbation ; ce délai n’étant pas prolongé.

L’organe d’administration veille à ce que le report de l’assemblée soit porté à la connaissance des actionnaires, membres, administrateurs et commissaires par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (site internet, courrier électronique, courrier ordinaire si aucune adresse électronique n’est connue).

4.2. Exceptions

Certaines assemblées générales déjà convoquées ne peuvent être reportées, mais peuvent être tenues selon les modalités exposées au point 4.1. Il en est ainsi des assemblées convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est négatif et des assemblées générales convoquées à la demande d’actionnaires ou de membres.

Notre équipe se tient à votre disposition pour analyser concrètement la situation dans laquelle vous vous trouvez et pour envisager avec vous la meilleure solution juridique à y apporter.

Bernd Hübinger